In großen Unternehmen steht Tagungen häufig auf er Tagesordnung. Auch wenn neue Medien das persönliche Treffen ersetzen können, so macht eine Tagung oft viel mehr aus, als nur ein reiner Wissenstransfer. Neben dem eigentlichen Programm hat man Gelegenheit sich mit Kolleginnen und Kollegen abzustimmen und ein wenig am eigenen Netzwerk zu arbeiten. Vieles, was im Tagungsraum besprochen wird, wird am Vorabend an der Hotelbar vorbereitet. Steht man als mittelständisches Unternehmen erstmals vor der Herausforderung eine Tagung zu organisieren, dann ist es hilfreich, sich an unserer Checkliste zu orientieren. Ein klarer Plan macht fehlende Routine wett und sorgt auch für ein perfektes Ergebnis, wenn Sie Ihre erste Tagung organisieren.
Eine Tagung
Bei Tagungen gibt es ganz unterschiedliche Setups. Um die Tagung perfekt zu organisieren muss man sich also zuerst damit auseinandersetzen, in welcher Form sie ablaufen soll. Häufig wird eine Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern rund um einen Tisch sitzen und Diskussionen führen. Einzelne Fachvorträge und Präsentationen erfolgen durch die Teilnehmer, oder Gäste und werden ebenfalls so durchgeführt, dass die Teilnehmer am Tisch sitzen bleiben können. Eine andere Variante ist eine Art Frontalvortrag. Ein große Gruppe an Mitarbeitern blickt auf eine Bühne, auf der einzelne Vorträge, oder Podiumsdiskussionen durchgeführt werden. Aber auch jede andere Form einer Tagung ist denkbar. Vom Workshop-Charakter bis zu einer Videovorführung ist nahezu alles nötig. Ist man dabei die Tagung zu organisieren, muss man als erste klären, in welcher Form sie abgehalten werden soll.
Checkliste
Diese und zahlreiche andere Fragen müssen strukturiert abgearbeitet werden. So wird die Tagung zum Erfolg und führt zu den gewünschten Ergebnissen. Gelingt es dem Organisator, den Teilnehmern eine entspannte Atmosphäre zu bieten und ihnen Ärger über fehlende Möglichkeiten und Austattung, oder nicht durchdachte Zeitpläne zu ersparen, dann schafft das eine ideale Umgebung, um effizient am Ergebnis zu arbeiten. Unsere Checkliste soll helfen, die perfekte Tagung zu organisieren.
1. Zeitrahmen
Der erste Punkt, der geklärt werden muss, ist der Zeitrahmen, der zur Verfügung steht. Wie lange soll getagt werden. Geht es um eine eintägige Veranstaltung, oder muss eine, oder sogar mehrere Übernachtungen eingeplant werden? Der Zeitrahmen wird in der Regel vom Auftraggeber vorgegeben. Das Management hat meist klare Vorstellungen davon, wieviel Zeit in ein Thema investiert werden darf. Als Organisator muss man daher diese Vorgabe abfragen und dann versuchen, das Programm innerhalb dieser Zeit abzuwickeln. Braucht man mehr Zeit, wird man das in der Planung merken und kann immer noch mit den Verantwortlichen diskutieren.
2. Form
Hat man die Vorgabe für den Zeitrahmen erhalten, oder sich selbst einen Zeitrahmen gesteckt, stellt sich die Frage nach der Form. Steht im Mittelpunkt, Informationen zu verteilen, dann lässt sich das in vergleichsweise kurzer Zeit erreichen. Ein Frontalvortrag ist dafür am besten geeignet. Mit kurzer Fragerunde nach jedem Block und vielleicht ein paar Gruppenarbeiten zur Aufbereitung von Fragen, die auch zur Auflockerung der Teilnehmer dienen, kann man so rasch viel Wissen transferieren. Steht im Vordergrund, etwas zu erarbeiten, dann braucht man wesentlich mehr Zeit. Gerade kreative Prozesse dürfen zeitlich nicht limitiert werden. In dem Fall ist eine Übernachtung und die Möglichkeit nach dem Abendessen weiterzuarbeiten, eine gute Voraussetzung. Aber auch wenn Diskussionen zu erwarten sind, muss man ausreichend Zeit und bei großen Gruppen auch eine ordentliche Struktur dafür vorsehen.
3. Terminfindung
Weiß man wie lange man für die Tagung brauchen wird, kann man einen Termin ins Auge fassen. Hier muss man in erster Linie die Verfügbarkeit der Vortragenden und natürlich aller Keyplayer sicherstellen. Eine entsprechende Vorlaufzeit ist genauso wichtig, wie ein Termin, der nicht mit anderen Ereignissen kollidiert. Man sucht also Tage abseits der Urlaubszeit und ohne Messen, Jahresgespräche, oder Preiserhöhungsrunden. Eine ruhige Zeit, abseits der saisonalen Spitzen ist ideal. Allerdings sind gute Termine auch schnell vergriffen. Also sollte der nächste Schritt auf unserer Tagungs-Checkliste so rasch wie möglich, nach der Terminfindung erfolgen.
4. Tagungsort buchen
Steht der Termin fest, ist der nächste Schritt die Buchung der Tagungsräume. Zwar bieten viele Hotels Tagungsräume an, die beste Wahl sind aber immer spezialisierte Tagungszentren. Mehrere Räume und eine entsprechende Infrastruktur sind dort völlig normal. Verpflegung, technische Ausstattung und ausreichend Material für kreative Arbeit und Dokumentation, sorgen für eine stressfreie Tagung. Alles, was man braucht, findet man vor Ort. Man verbindet sein Notebook mit dem lokalen WLAN und dem Beamer und kann direkt mit dem Programm starten. Ein zentral gelegenes Tagungszentrum ist im Normalfall eine Garantie für beste Voraussetzungen während der Tagung.
5. Vortragende
In vielen Tagungen sitzt eine Gruppe von Mitarbeitern rund um einen Tisch und diskutiert. Aber auch in dieser Form ist es üblich, Impulsvorträge und Berichte von zusätzlichen Vortragenden zu hören. Wer für das konkrete Programm eine sinnvolle Ergänzung ist und zu welchem Thema noch Input erforderlich ist, sollte früh geklärt werden. Vortragende können aber auch gezielt zur Auflockerung eingesetzt werden. Ein aktuelles Best-Practice-Beispiel kann die Theorie leichter verständlich machen.
6. Teilnehmer
Hat man die Vortragenden definiert, ist der nächste Schritt, die Teilnehmer zu planen. Wieviele Teilnehmer man einlädt hat Auswirkungen auf den Platzbedarf vor Ort. Aber auch der Zeitplan wird durch viele Teilnehmer strapaziert. Lange Diskussionen und oft mühsame Fragen können das Programm verzögern. Hier ausreichend Puffer einzuplanen ist wichtig.
7. Detaillierter Zeitplan
Als Nächstes wird der detaillierte Zeitplan erstellt. Eine einfache Agenda kann bereits ausreichend sein, sollte aber auf jeden Fall mit Zeiten versehen werden. Bei der Planung dürfen die Begrüßung und ausreichend Pausen genausowenig vergessen werden, wie großzügige Puffer, für Diskussionen. Schwierige Themen packt man in den Vormittag, Themen, bei denen die Teilnehmer passiver sein können, kann man nach der Mittagspause einplanen. Nach der Begrüßung muss man für eine Aktivierung der Teilnehmer sorgen und kann dann, wenn alle im Thema sind, die ersten wichtigen Punkte ansetzen.
8. Rahmenprogramm
Steht der Zeitplan, muss auch das Rahmenprogramm geplant werden. Die perfekte Tagung zeichnet sich durch eine perfekte und lückenlose Planung aus. Pausen mit Kaffee und Kuchen müssen genauso geplant werden, die die Essenspausen. Ausreichend Freizeit darf man dabei allerdings nicht vergessen. Will man Teambuilding unterstützen kann man eine sportliche, oder kulturelle Aktivität einplanen.
9. Ausstattung
Steht der detaillierte Ablauf fest, muss dafür gesorgt werden, dass ausreichend Material vorhanden ist. Tagen sehr viele Mitarbeiter im selben Tagungszentrum kann es sinnvoll sein, vorab beispielsweise die Kompatibilität des WLAN mit den Firmennotebooks zu überprüfen. Es kann eine Tagung massiv beeinträchtigen, wenn alle Mitarbeiter Probleme haben, in den Pausen ihre Mails zu checken. Aber auch Kugelschreiber und Papier wird benötigt. Sind Brainstormings geplant, braucht man Moderationskärtchen und Stifte. Auch ausreichend Flipcharts, Pinwände und Magnetleisten für das Aufhängen von Flipchartbögen werden benötigt. Damit alles reibungslos ist, sollte man auch die Verpflegung währen der Tagung und in den Pausen mit dem Tagungszentrum abstimmen.
10. Kommunikation
Stehen alle Details, muss eine Einladung verfasst werden. Wichtig für die Teilnehmer sind neben der Adresse die An- und Abreisezeiten. Reisen viele Teilnehmer mit Bahn, oder Flugzeug an, sollte man sich um einen Transfer kümmern. Gibt es eine Übernachtung, dann sollten die Teilnehmer vorab über die Reservierung informiert werden. So können sie sich schon vorab über das Hotel informieren. Neben den organisatorischen Details empfiehlt sich bei der Einladung auch die Tagungsregeln zu verlautbaren. Keine Mobiltelefone, oder offenen Notebooks, Pünktlichkeit und verpflichtende Teilnahme am Programm sind sinnvolle Vorgaben, die man den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schon mit der Einladung machen sollte.
Die perfekte Tagung
Das Ziel der perfekten Tagung ist, dass jeder Teilnehmer zu jedem Zeitpunkt weiß, wo sein Platz ist. Ein gemeinsames Ziel, an dem alle arbeiten gehört genauso dazu, wie Räumlichkeiten, in denen man mit einem Griff alles erreicht, was man für kreatives und strukturiertes Arbeiten benötigt. Raum für die Entfaltung der kreativen Energie und Zeit um Kollegen besser kennenzulernen, runden die perfekte Tagung ab. Befolgt man die vorliegende Checkliste, werden die Teilnehmer der Tagung sie in guter Erinnerung behalten und hervorragende Ergebnisse erzielen.