Jedes Unternehmen kennt das Thema interne Beschaffung. Da gibt es einerseits Büro- und andere Verbrauchsmaterialien, die zentral, oder dezentral durch die Mitarbeiter bei einem Händler bestellt werden. Hier ist man an keine bestimmten Artikel gebunden, sonder bestellt das, was angeboten wird. Kugelschreiber, Druckerpapier und Haftnotizen können also vergleichsweise problemlos bestellt werden. Schwieriger wird es mit internen Materialien. Drucksorten und Material, das an die Mitarbeiter verteilt werden muss. Will man die interne Beschaffung organisieren, dann gibt es eine Reihe von Herausforderungen.
Material
Der Vertrieb muss mit Prospekten versorgt werden. Außerdem braucht er immer wieder Werbematerialien, die er an die Kunden ausgeben kann. Im Kundendienst werden Schulungsunterlagen und Formulare benötigt. In der Logistik werden Kartons und Klebeband benötigt. Beides Produkte, die mit dem Firmenlogo bedruckt und gemäß der CI gestaltet sind. Alle Unternehmen haben, ab einer gewissen Größe, gebrandete Materialien. Zumindest Schreibblöcke und Kugelschreiber gibt es überall mit dem Firmenlogo. In manchen Branchen werden aber hunderte unterschiedliche Artikel verwaltet. Versicherungen und Banken brauchen Formulare und Vertragsvordrucke. Auch heute braucht man in den Banken noch Sparbücher und die Papiertüten, in denen Bargeld transportiert werden kann.
Beschaffung
Die oft zahlreichen intern verwendeten Artikel werden im besten Fall zentral organisiert. Die fachlichen Bedürfnisse müssen, zusammen mit den Vorgaben des Marketing, umgesetzt werden. So entstehen Materialien, die für die tägliche Arbeit geeignet sind und das unverwechselbare Design des Unternehmens tragen. Geht es um Drucksorten, dann bedeuten angepasste Layouts, dass man sehr hohe Overheadkosten tragen muss. Werkzeuge müssen gefertigt werden und Druckvorlagen werden erstellt. Die Druckereien fakturieren in jedem Fall hohe Kosten für die Vorbereitung der Maschinen. Das bedeutet, dass kleine Auflagen sehr teuer werden können. Je größer die Auflage ist, umso geringer wird dieser Teil der Kosten in der Relation.
Großbestellungen
Ist man sich sicher, dass das jeweilige Formular, oder das Prospekt längere Zeit benötigt wird, dann lohnt sich die Bestellung einer großen Auflage. Aber nicht nur bei Papier wirkt die Bestellmenge sich günstig auf den Einkaufspreis aus. Alles, was bedruckt, gestanzt, oder speziell gefertigt werden muss, ist günstiger, wenn es in großen Auflagen produziert werden kann. Es ist also eine gute Entscheidung, die verschiedenen Materialien in großen Mengen einzukaufen und nach Bedarf, intern zu verteilen. Die Einzelbestellung, direkt durch die Mitarbeiter, ist die teuerste Option. Manche Hersteller bieten allerdings an, die Waren einzulagern und nach Bedarf zu versenden. Aber dieser Service ist in jedem Fall teurer, als wenn man die interne Beschaffung selbst organisiert.
Bestellungen
Viele Unternehmen wickeln die interne Beschaffung recht umständlich ab. Bestellformulare mit der Hauspost, oder E-Mails werden quer durch das Unternehmen geschickt und zeitaufwändig bearbeitet. Dabei unterscheidet sich der Prozess der internen Beschaffung kaum von einer normalen Bestellung. Eine Bestellung, die man heute regelmäßig über das Internet erledigt. Der einzige Unterschied liegt in den Kunden. Ist man dabei, die interne Beschaffung zu organisieren, dann muss man sich nicht um externe Kunden kümmern. Die Mitarbeiter, als interne Kunden, stehen dabei im Mittelpunkt. Aber auch hier kann man eine zeitgemäße Lösung zum Einsatz bringen.
Webshop
Eine einfache Möglichkeit, Bestellungen abzuwickeln, ist ein Webshop. Spezielle Software, die zum Kunden hin, also im Frontend einen Shop bietet, über den man Artikel suchen, betrachten und bestellen kann. Im Backend, der Sicht, die der Shopbetreiber hat, sieht man die Bestellungen und kann Kommissionierung und Versand abwickeln. Bei der internen Beschaffung sollte der Shop aber nicht im Internet laufen, sondern in einem geschützen Bereich, der nur den Mitarbeitern zugänglich ist. Dazu bietet sich das Intranet an, das fast jedes Unternehmen betreibt. Ein Intranet Shop für die Beschaffung kann den Prozess der internen Beschaffung stark vereinfachen.
Intranet Shop
Das Intranet nutzt die Technik des Internets, ist aber nur intern verfügbar. Man kann innerhalb des Firmennetzwerks Webserver betreiben und von den Arbeitsplätzen aus, erreichen. Das Intranet ist also ein sicherer Bereich, der vom Internet durch Firewall und Router getrennt ist. Die Server, die man hier betreibt, müssen nicht so aufwändig abgesichert werden, wie die, die über das Internet erreichbar sind. Außerdem bietet das Intranet auch die Möglichkeit eines Single-Sign-On. Mit nur einem Klick kann man den Intranet Shop aufrufen und ist direkt authentifiziert. Dass der Mitarbeiter Zugriffsrechte hat, wird auf Basis seiner aktuellen Anmeldung im Firmennetzwerk abgeleitet und ein neuerliches Eingeben von Benutzername und Passwort entfällt.
Interne Beschaffung organisieren
Eine gut organisierte interne Beschaffung verfügt über ein zentrales Warenlager. Bei mehreren Standorten muss abgewogen werden, ob die Unterhaltskosten für dezentrale Lager, oder die Logistik teurer sind. In den meisten Fällen wird die Entscheidung für ein einziges zentrales Lager am sinnvollsten sein. Hier kann man nicht nur die Lagerkosten gering halten, sondern hat auch eine zentrale Sicht auf Lagerbestände, kann ausgelaufene und neue Produkte administrieren und gut ausgebildete Mitarbeiter einsetzen. Die Anzahl der Artikel ist, genauso wie die Anzahl der Bestellungen, von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Geht es um verschiedene Mutationen desselben Formulars, oder Dienstkleidung in unterschiedlichen Größen, dann ist das ein starkes Argument für ein Zentrallager.
Zentrales Lages
Im Zentrallager lohnt sich auch die Anschaffung entsprechender Lagereinrichtung. Ausreichend Regale, Boxen und Kleiderständer, machen eine professionelle Lagerführung erst möglich. Zusammen mit einem gut ausgestatteten Verpackungsplatz, kann man effizient Kommissionieren und die Ware in den Versand bringen. Dabei ist es egal, ob man im selben Haus verteilt, oder an einen Transportdienstleiter, etwa einen Paketdienst, übergibt. Auch beim externen Transporteur macht das Zentralager Sinn. Regelmäßige Abholungen sorgen für mehr Routine und ein hohes Paketaufkommen senkt den Preis pro Transport.
Einfacher Bestellprozess
Allerdings darf beim Bestreben, die interne Beschaffung zu organisieren, nicht nur die Logistik im Mittelpunkt stehen. In erster Linie geht es um einen einfachem Bestellprozess für den Kunden, also den Mitarbeiter. Braucht der Mitarbeiter für seine Arbeit interne Materialien, dann muss man sie ihm einfach und reibungslos zur Verfügung stellen. Ein Intranet Shop ist dafür eine hervorragende Möglichkeit. Die Technologie ist aus dem Internet umfassend bekannt und fast jeder Mitarbeiter wird sich intuitiv zurecht finden. Durch die automatische Registrierung der User wird auch die Zuordnung der Kosten problemlos möglich. Hinter jedem User steht dann seine Kostenstelle und die Aufteilung kann nach dem Verursacherprinzip erfolgen.
Schlagfertigkeit
Seine Mitarbeiter einfach und unkompliziert mit den Arbeitsmitteln zu versorgen muss das oberste Ziel der internen Beschaffung sein. Die Materialien werden für die tägliche Arbeit benötigt und bilden damit einen Teil der Basis für den Unternehmenserfolg. Je nach Branche kann der interne Beschaffungsprozess mehr, oder weniger wichtig sein. Ohne einen solchen Prozess kommt aber kein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern aus.