Wachstum ist gut. Zumindest solange man Raum dafür hat. Stößt man an seine Kapazitätsgrenzen, muss eine Entscheidung getroffen werden. Entweder man lehnt neue Aufträge ab und sichert das bestehende Geschäft ab, oder man erweitert die Kapazitäten. Eine Investition ist dabei immer ein Rechenbeispiel. Wie hoch ist die Abschreibung für die Investition und wie lange dauert es, bis sie sich amortisiert? In den meisten Fällen ist die Erweiterung und das Wachstum die beste Option. Läuft das Geschäft, dann lohnt es sich, es auszubauen. Zieht man in neue Räumlichkeiten, dann bedeutet das aber nicht nur eine Investition. Es steckt viel mehr dahinter, als man auf den ersten Blick vermutet. Damit Sie nichts vergessen haben wir eine Checkliste Umzug Buroräume erstellt. Was ist wichtig für einen gelungenen Büroumzug?
Wachstum
Eine der schwierigsten Aufgaben eines Managers ist die Erstellung eines Budgets. Die Ausgaben zu planen ist dabei noch die leichtere Übung. Das lässt sich für ein Jahr im Voraus relativ leicht vorhersagen. Schwieriger sind die Einnahmen. Hier spielen zahlreiche Faktoren eine Rolle. Die Kundenstruktur, die Vertriebskanäle und natürlich das Produkt selbst sind für die Entwicklung der Verkaufszahlen entscheidend. Dazu kommen in manchen Branchen noch Trends und internationale Entwicklungen. Der Mitbewerb kann ebenfalls auf das Ergebnis drücken, oder für mehr Umsatz sorgen. Bei manchen Branchen spielt sogar das Wetter eine Rolle. Was für das Budget für das kommende Jahr bereits eine Herausforderung ist, ist bei einem Büroumzug noch herausfordernder.
Prognosen
Platzt man am aktuellen Standort aus allen Nähten und steht ein Umzug der Büroräume an, dann stellt sich die Frage nach der Größe der neuen Büroräume. Entwickelt sich das Geschäft linear, oder sind exponentielle Steigerungen zu erwarten? Für wie lange will man mit den neuen Büroräumen das Auslangen finden? Fragen, die man beantworten sollte, bevor man sich auf die Suche nach einer Immobilie begibt. Wieviele Quadratmeter werden benötigt und welche Reserven plant man ein? Im besten Fall sucht man einen Standort, bei dem es später möglich sein wird, mehr Platz zu mieten. Auch der Standort selbst ist entscheidend. Findet man leicht Mitarbeiter am neuen Standort und wie ist die Anbinung an die öffentlichen Verkehrsmittel? Auch wenn die Mieten in den Städten wie Berlin höher sind, als im Umland, kann es sinnvoll sein, das Büro dort anzusiedeln, wo die Mitarbeiter wohnen.
Checkliste Umzug Buroräume
Hat man sich für einen neuen Standort entschieden und einen Termin vereinbart, dann geht es an die Planung des Umzugs. Ein Umzug im Privatbereich ist fordernd und anstrengend. Der Vorteil dabei ist allerdings, dass man sich Urlaub nehmen kann. Den Bürobetrieb für ein paar Tage einzustellen ist allerdings nicht immer möglich. Zwar kann man einen Teil des Umzugs am Wochenende erledigen, aber das verursacht zusätzliche Kosten. Um den perfekten Umzug der Büroräume zu planen haben wir eine Checkliste zusammengestellt. Hier die wichtigsten Punkte, die man beim Büroumzug bedenken muss.
Umzugshelfer
Der wohl wichtigste Schritt bei der Planung des Büroumzugs ist die Auswahl des Umzugsunternehmens. Ein erfahrenes Unternehmen, wie dieser Spezialist für den Büroumzug in Berlin und Brandenburg können viel Know-How mit einbringen. Die Experten schon frühzeitig zu kontaktieren und den Ablauf zu besprechen ist eine gute Entscheidung. Wie lange der Umzug dauert, wieviele Umzugshelfer, wieviele LKWs und welche Hilsmittel benötigt werden, kann ein Umzugsprofi leicht einschätzen. Auch Besonderheiten, oder Möbel, die einen besonderen Transport brauchen, können so identifiziert werden. Die Wahl des Umzugsunternehmens ist damit der erste Schritt.
Zeitplan
Der Zeitplan kann dann zusammen mit dem Umzugsunternehmen besprochen werden. Wie lange der Umzug selbst dauern wird hängt nicht nur von der Menge der Arbeitsplätze ab, die umgesiedelt werden müssen. Zumindest zwei Tage müssen aber einkalkuliert werden. Die Zeit sollte außerhalb der Saison und bestenfalls in einer sehr ruhigen Zeit liegen.
Mitarbeiterinformation
Sobald das Datum für den Umzug feststeht müssen die Mitarbeiter informiert werden. Auch wenn der genaue Zeitplan noch nicht feststeht muss man Urlaubssperren verhängen und dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter verfügbar sind. Auch die neue Adresse kann zu diesem Zeitpunkt mitgeteilt werden.
Neue Mitarbeiter
Der Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter muss entsprechend so geplant werden, dass sie erst am neuen Standort den Job antreten. Auch in evtl. aktiven Stellenausschreibungen muss der neue Dienstort angegeben werden.
IT-Infrastruktur
Betreibt man Server am Standort, dann ist das für den Umzug eine besondere Herausforderung. Um diesen Umzug möglichst sanft und störungsfrei zu gestalten ist es ideal, wenn es gelingt, die alte Hardware nicht zu übersiedeln. Dazu gibt es zwei Ansätze. Entweder man schafft neue Server an und baut sie am neuen Standort parallel auf. Damit hat man lediglich die Synchronisation für die Dauer des Umzugs zu gewährleisten. Allerdings ist ein Umzug auch eine Chance, die bestehenden Server outzusourcen. Auch wenn viel für den Inhousebetrieb der Server spricht, lohnt es sich, den Umzug in ein Rechenzentrum zu prüfen. Damit kann man nicht nur reibungslos von zwei Standorten aus auf den Server arbeiten. Auch Homeoffice wird ermöglicht und der Betrieb in einem Rechenzentrum bringt viel Sicherheit und Stabilität bei gleichen, oder sogar niedrigeren Kosten.
Büroplan
Für alle Beteiligten ist ein möglichst exakter Büroplan notwendig. Jeder Raum braucht einen eindeutigen Namen, oder eine Nummer, die am neuen und am alten Standort auch, zumindest temporär, beschriftet werden muss. Damit finden sich Umzugshelfer und Mitarbeiter leichter zurecht. Auch der Möbelplan ist wichtig. Welcher Kasten steht wo und welcher Schreibtisch wird wo aufgestellt. Im Zuge dessen muss auch die IT involviert werden. Wo sind Netzwerkdosen vorhanden und wo kann man welchen Tisch positionieren. Auch die Mitarbeiter sollten hier Gelegenheit erhalten, Wünsche zu äußern. Wo soll Telefon und PC positioniert werden und passen die Möbel dort, wo sie geplant sind, in den Arbeitsalltag?
Verkabelung
Die bestehende Verkabelung am neuen Standort muss von Fachleuten geprüft und gegebenenfalls erweitert werden. Steht ausreichend Strom und Netzwerk zur Verfügung. Muss WLAn vorgesehen werden und braucht man evtl. eine zusätzliche USV-Anlage? Fragen, die die IT-Abteilung im Vorfeld des Umzugs klären muss.
Büromöbel
Wie mit der Serverlandschaft ist es auch mit den Büromöbeln. Besteht die Möglichkeit sie komplett zu tauschen, oder werden zumindest neue Möbel angeschafft, dann ist das die beste Wahl. Werden die neuen Möbeln zuerst an den neuen Bürostandort geliefert, dann spart man sich den Transport unter Zeitdruck. Auch wenn nur ein Teil der Möbel neu angeschafft wird, muss überlegt werden, wo sie aufgestellt werden. Verteilt man die neuen Tische in jede Abteilung in neuen Büro, dann kann man einzelne Mitarbeiter sofort am neuen Standort arbeiten lassen. Ansonsten müssen Büromöbel und Mitarbeiter parallel umziehen.
Notwendige Mitarbeiter
Für den Umzugstag selbst müssen die Mitarbeiter in zwei Gruppen geteilt werden. Muss eine Abteilung durchgehend besetzt sein, dann muss an jedem Standort zu jeder Zeit zumindest ein Mitarbeiter vorhanden sein. Schafft ein Mitarbeiter es nicht alleine, die Aufgaben zu erledigen, dann müssen entsprechend mehr MitarbeiterInnen eingeplant werden. Ein Teil der Mitarbeiter verrichtet weiterhin seinen Dienst am alten Standort, bis die andere Hälfte am neuen Standort online ist. Danach siedelt der zweite Teil um. Gegebenenfalls kann man auch in mehr als zwei Wellen umziehen.
Schlüssel
Am neuen Standort muss das Schließsystem an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Wer welche Türen sperren muss, wer morgens auf- und abends abschließt muss im Vorfeld genau geklärt werden. Nur so kann der Betrieb am neuen Standort reibungslos erfolgen. Auch eine ausreichende Menge an Schlüsseln müssen zeitnah bestellt werden. So kann jeder Mitarbeiter sofort seinen neuen Arbeitsplatz betreten und produktiv werden.
Telefon
Die telefonische Erreichbarkeit während des Umzugs ist ein Problem, wenn man eine konventionelle Telefonanlage einsetzt. Ist das unumgänglich, dann muss die Telefonnummer, oder einzelne Nebenstellen auf Mobiltelefone umgeleitet werden. Einfacher ist allerdings auch hier ein Umstieg. Der Einsatz einer VoIP-Anlage macht standortunabhängig und ermöglicht ein paralleles Telefonieren an mehreren Standorten.
PC-Arbeitsplätze
Neben den Telefonen müssen die PC-Arbeitsplätze übersiedelt werden. Damit am neuen Standort alles sofort in Betrieb geht, empfiehlt sich die Verkabelung vorzubereiten. Jeder Mitarbeiter kann seinen PC direkt abstecken und für den Umzug bereitstellen. Strom- und Netzwerkkabel bleiben am alten Standort zurück. Am neuen Standort ist alles vorbereitet und beschriftet. So kann der Mitarbeiter selbst den PC ganz einfach wieder in Betrieb nehmen.
Detailplanung
Stehen alle Abläufe fest muss eine Detailplanung erfolgen. Das Umzugsunternehmen, der Möbellieferant und ausgewählte Mitarbeiter müssen mit einbezogen werden. Uhrzeiten und Verantwortlichkeiten müssen festgelegt werden. Hat man die Detailplanung erstellt wird sie als nächstes den Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht. Kommen von dieser Seite keine Einwände, die man nicht bedacht hat, werden im nächsten Schritt die Kunden informiert.
Kundeninformation
Zweck der ersten Information ist es, die Kunden über die eingeschränkte Erreichbarkeit in Kenntnis zu setzen. An den Umzugstagen steht nicht die volle Belegschaft zur Verfügung. Darüber und über den neuen Standort müssen die Kunden informiert werden.
Adressänderung
Die neue Adresse muss auch allen Medien ausgetauscht werden. Broschüren und Verkaufsunterlagen, Visitkarten, E-Mail-Signatur und das Impressum der Homepage sind genauso wichtig, wie die Firmenanschrift zu melden und für die richtigen Einträge in Suchmaschinen zu sorgen.
Dienstleister
Etwaige Dienstleister, wie die Reinigungsfirma, Wartungsfirmen und Paketdienste müssen über den Umzug und die neue Anschrift informiert werden. Auch alle Verträge, die laufen müssen geändert werden.
Notfallplan
Zu guter Letzt ist es notwendig sich auch einen Notfallplan zurecht zu legen. Was passiert, wenn am neuen Standort etwas nicht funktioniert. Wie geht man damit um, wie bleibt man trotzdem erreichbar und wie kann trotz auftretender Probleme sein Service weiterhin erbringen?
Erfolgreicher Umzug
Ein erfolgreicher Umzug hängt von vielen Faktoren ab. Wir haben hier die wichtigsten Punkte auf unserer Checkliste Umzug Büroräume zusammengefasst. Sollten wir etwas vergessen haben, freuen wir uns sehr über einen Hinweis darauf in den Kommentaren. Ansonsten wünschen wir einen erfolfreichen Umzug!
