Wer selbstständig ein Unternehmen betreibt, der stellt schnell fest, dass immer weniger Zeit für die eigentliche Tätigkeit bleibt. War man früher Handwerker und hat in seinem Beruf gearbeitet, so wird man immer mehr zum Buchhalter und Controller. Personal muss koordiniert werden, Leistungen erfasst und abgerechnet, Angebote geschrieben und Ausschreibungen und Aufträge bearbeitet werden. Die Bürokratie nimmt schnell überhand und auch durch verschiedene gesetzlichen Bestimmungen ist es notwendig vieles zu dokumentieren. Zeiterfassung ist ein solches bürokratisches Thema mit dem viele nachgelagerte Prozesse gesteuert werden. Neben der reinen Arbeitszeiterfassung wird auch die Basis für die Abrechnung, die Urlaubsplanung und noch vieles mehr geschaffen. Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen können sich schnell rentieren und lassen sich, zusammen mit dem Wachstum des Unternehmens auch skalieren.
Zeit ist Geld
Der einfache Grundsatz gilt in der Selbstständigkeit mehr denn je. Arbeitszeit ist, neben dem Wareneinsatz ein entscheidender Faktor. Speziell im Handwerk ist sie die Dienstleistung, die verkauft wird. Steht hohen Personalkosten ein geringer Umsatz gegenüber, hat das Unternehmen also eine schlechte Personalaufwandsquote, dann muss gegengesteuert werden. Eine Personalaufwandsquote zwischen 30 und 40% ist in einem Handwerksbetrieb normal. Steigt dieser Wert, dann muss man entweder Personalaufwände sparen, oder die Preise anpassen.
Personalaufwand
Die Kosten für das Personal setzen sich aus mehreren Posten zusammen.
Löhne und Gehälter
Den größten Teil der Pesonalaufwände machen Löhne, bzw. Gehälter aus. Im Regelfall erfolgt eine Abrechnung auf Stundenbasis. Leistet der Mitarbeiter mehr Stunden, als in seinem Dienstvertrag vereinbart sind, müssen Überstunden bezahlt werden.
Sozialversicherungsbeiträge
Mit den Löhnen und Gehältern werden auch die Sozialversicherungsbeiträge bezahlt. Die Summe der Beiträge für Krankenversicherung, Pflege- und Rentenversicherung, swie die Arbeitslosenversicherung beträgt etwa 40% des Lohns. Außerdem müssen Aufwendungen für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Mutterschaftsaufwendungen berücksichtigt werden.
Sonderzahlungen
Leistungsprämien, oder im Dienstvertrag sonst vereinbarte Sonderzahlungen erfolgen normalerweise einmal im Jahr. Auch diese Kosten sind Teil der Personalaufwände und müssen mit eingerechnet werden. Auch wenn die Prämien freiwillig ausbezahlt werden, sind sie eine wichtige Investition in die Mitarbeitermotivation.
Aus- und Fortbildung
Stillstand ist in den meisten Branchen Rückschritt. Die Weiterbildungd er Mitarbeiter und die Schulung auf neue Maschinen, Techniken und Werkstoffe ist wichtig, um die Qualität der eigenen Dienstleistung hoch und wettbewerbsfähig zu halten. Auch ist es eine Form der Anerkennung und Wertschätzung für die Mitarbeiter, wenn man ihnen regelmäßig die Möglichkeit gibt, ihr wissen aufzufrischen und zu erweitern. Neben der Fortbildung ist aber auch die Ausbildung ein Teil des Personalaufwände. Bildet man Arbeitskräfte aus, müssen die Kosten dafür natürlich auch kalkuliert werden.
Personalaufwandsquote
Hat man die Personalaufwände summiert, dann kann man diese dem Umsatz gegenüber stellen. Je nach Branche sind Personalaufwände von bis zu 40% des Umsatzes normal und notwendig. Jeder Unternehmer sollte seine Personalaufwandsquote unbedingt kennen. Schließlich ist sie eine wichtige und aussagekräftige Kenngröße und eine bedeutende Stellschraube.
Zeiterfassungssysteme
Ein essentieller Teil der Ermittlung der Personalkosten ist die Zeiterfassung. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Ein elektronisches System zur Zeiterfassung hat gegenüber den handschriftlichen Varianten große Vorteile. Moderne Systeme können an die Bedürfnisse der Branche angepasst werden. So kann für Mitarbeiter im Außendienst, oder auf Montage, eine App auf dem Smartphone ausreichen um in Echtzeit Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen. Für die kaufmännischen Mitarbeiter im Büro kann eine PC-Lösung, oder ein spezielles Zeiterfassungsterminal zum Einsatz kommen.
Zeiterfassungsterminal
Spezielle Hardware, die für die Erfassung der Arbeitszeiten im Eingangsbereich angebracht wird, ermöglicht ein einfaches Ein- und Ausstempeln. Die Mitarbeiter werden mit Chips ausgestattet, die über den eingebauten Kartenleser berührungsfrei erfasst werden. Der Mitarbeiter muss lediglich die Taste für Kommen, Gehen, oder andere Informationen betätigen und den Chip vor das Zeiterfassungsterminal halten. Die erfasste Buchung wird unmittelbar an den Server übermittelt. Aber ein Zeiterfassungsterminal bietet noch mehr.
Zutrittssystem
Neben der Erfassung der Arbeitszeiten kann dasselbe Terminal auch für die Kontrolle des Zutritts eingesetzt werden. Dazu wird das Zeiterfassungsterminal einfach mit einem Türöffner verbunden. Hat der Besitzer der eingelesenen Karte die Berechtigung für den Zutritt, dann löst das Terminal die Türöffnung aus. Andernfalls wird der nicht autorisierte Zutrittsversuch protokolliert. Damit kann, neben der Zeiterfassung, auch das Problem des Zutritts für die Mitarbeiter geregelt werden. Statt jedem Mitarbeiter einen Firmenschlüssel zu geben, reicht der Zeiterfassungschip aus. In der Applikation kann die Zeit, in der man das Firmengebäude betreten darf, hinterlegt werden. Tritt ein Mitarbeiter aus, kann der Zutritt augenblicklich gesperrt werden, auch wenn der Chip noch nicht zurückgegeben wurde.
Abrechnungsbasis
Wer mit Stundenzettteln arbeitet, der kennt die drei Probleme. Zuerst muss dafür gesorgt werden, dass jeder Mitarbeiter seinen ausgefüllten Stundenzettel abgibt. Dazu muss er im Büro vorbeikommen und in manchen Fällen mehrmals erinnert werden. Danach entsteht hoher Aufwand in der Erfassung. Undeutliche Schrift und nachträgliche Korrekturen beeinträchtigen die Lesbarkeit. Aber auch wenn alle Zettel gut leserlich ausgefüllt wurden, bedeutet die Erfassung einen hohen Aufwand und nimmt viel Zeit in Anspruch. Zuletzt gibt es noch das Problem, dass es schwer zu kontrollieren ist, von wann bis wann tatsächlich gearbeitet wurde. Im Prinzip kann der Mitarbeiter fast alles auf dem Stundenzettel vermerken. Eine Zeiterfassung mit einem Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen, löst die Stundenzettel komplett ab. Damit fällt der Aufwand für das Einholen und Erfassen der Zettel weg und eine Erfassung der Arbeitszeit muss duch die App, oder das Zeiterfassungsterminal in Echtzeit dann erfolgen, wenn man die Arbeit antritt.
Planung und Statistik
Ein Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen lohnt sich aber auch daher, weil es die Basis für Statistiken uns Auswertungen liefert. Je nach System bietet die Oberfläche verschiedene Auswertungen. Von der einfachen Anwesenheitskontrolle bis zur komplexen Urlaubs- und Schichtplanung lassen sich alle Auswertungen rund um die Arbeitszeit der Mitarbeiter kontrollieren und auswerten. Als Unternehmer hat man mit einem solchen System unmittelbar den Überblick über das Personal und kann schnell auf Probleme und Fehlzeiten reagieren.
Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen
Auch als kleines Unternehmen kann man viel von großen Konzernen lernen. Oft rentiert es sich zwar nicht die standardisierten und zentral vorgegebenen Prozesse zu kopieren, aber im Bereich Zeiterfassung kann bereits ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern von den Vorteilen profitieren. Ist der Prozess von der Erfassung bis zur Abrechnung in einem Zeiterfassungssystem dokumentiert, dann spart man in der Personalverrechnung, aber auch in der Abrechnung der Aufträge viel Zeit. Zusätzlich behält man immer den Überblick und kann mit wenig Aufwand Kennzahlen ermitteln und regelmäßig kontrollieren. Ein Zeiterfassungssystem gibt den Verantwortlichen im Betrieb umfassende Informationen an die Hand. Prozesse laufen reibungslos und ohne manuellen Eingriff. So bleibt mehr Zeit, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
